Backups Automatizados y Seguros para Empresas en Galicia

Un despacho de abogados en Vigo me llamó desesperados. El disco duro principal había fallado completamente. Dentro había 8 años de expedientes, documentos legales, comunicaciones con clientes. Pérdida total. "Pero teníamos backup", me dijeron. Revisé: el backup automático había fallado hace 2 años y nadie se había dado cuenta. El último backup real tenía 2 años. Habían perdido 6 años de trabajo irrecuperables. La empresa de recuperación de datos dijo: "Hardware dañado irreparable, datos perdidos". Unos backups automatizados correctamente configurados con verificación habrían salvado todo.

Tener Backup No Sirve Si No Funciona

El 70% de empresas que reviso me dicen "sí, tenemos backup". Cuando pregunto cuándo probaron restaurar por última vez, silencio. Muchas descubren que su backup no funciona cuando ya es tarde: disco duro roto, ransomware, incendio. Intentan restaurar y... nada. Backup corrupto, incompleto, o simplemente llevaba meses sin ejecutarse sin que nadie se diera cuenta.

Un backup que no pruebas regularmente es un backup que no existe. Estás en una falsa sensación de seguridad que puede costarte el negocio.

Caso Real: Despacho Abogados en Vigo

Este despacho tenía 3 abogados y 2 administrativas. Gestionaban casos civiles, mercantiles, familia. Toda la documentación digitalizada desde 2016: expedientes completos, emails clientes, documentos judiciales, contratos.

Martes, 9 de la mañana. La administrativa enciende el ordenador principal y aparece un mensaje: "Disco duro no detectado". Llaman al informático. Diagnóstico: disco duro físicamente dañado, cabezales rotos. Recuperación imposible sin un laboratorio especializado (coste mínimo 3.000 euros, éxito no garantizado).

Qué Pasó Con El Backup

En 2022 habían configurado un backup automático a un disco externo USB conectado permanentemente. Se suponía que hacía una copia completa cada noche a las 2 de la madrugada. El problema: en marzo de 2022 el disco externo se llenó. El software de backup empezó a dar errores pero nadie miraba los logs. Durante 2 años pensaron que tenían un backup cuando realmente no se estaba guardando nada.

La última copia válida era de febrero 2022. Habían perdido todo desde entonces: 6 años de expedientes, documentos críticos, comunicaciones.

Consecuencias

• 40 expedientes activos sin documentación completa
• Necesitaron solicitar copias a juzgados (proceso semanas)
• Clientes descontentos por "perder su documentación"
• 2 clientes cambiaron de abogado por desconfianza
• 80 horas trabajo recuperando información de emails y llamadas
• Empresa recuperación datos: 3.200 euros recuperaron 30% parcialmente

Daños estimados: 8.000 euros entre el tiempo perdido, los clientes perdidos y la recuperación parcial. Y el daño reputacional de "perder documentos de clientes".

Qué Necesitan Backups Automatizados Fiables

Automatización Completa Sin Intervención Humana

Si el backup requiere que alguien se acuerde de ejecutarlo manualmente, fallará. Las personas olvidan, se van de vacaciones, se marchan de la empresa. El backup debe ejecutarse automáticamente cada día a una hora fija. Sin excepciones. Sin intervención manual.

Almacenamiento Externo Seguro

Un backup en un disco duro interno o externo conectado permanentemente no es un backup real. El ransomware lo cifra, un incendio lo quema, un robo se lo lleva todo junto. El backup debe estar en una ubicación física diferente: una nube cifrada, un centro de datos externo, o un disco que desconectas y guardas en una caja fuerte.

Verificación Automática Integridad

El software de backup debe verificar automáticamente que los archivos copiados están completos y no corruptos. Y debe alertar SI ALGO FALLA. Un email automático al responsable que diga: "El backup de anoche falló, el disco está lleno". Sin una verificación automática, puedes llevar meses sin un backup real sin saberlo.

Pruebas Restauración Programadas

Cada 3 meses como mínimo necesitas probar a restaurar archivos desde el backup. Seleccionas archivos aleatorios, los restauras, verificas que se abren correctamente. Es la única forma de saber con certeza que el backup funciona. Una prueba simulada de desastre completo una vez al año.

Regla 3-2-1 Backups Profesionales

La regla de oro de la seguridad de los datos:

• 3 copias de tus datos: original + 2 backups
• 2 medios diferentes: disco duro + nube, o disco local + disco externo desconectado
• 1 copia offsite: fuera ubicación física (nube o ubicación geográfica diferente)

Con la regla 3-2-1 implementada, la probabilidad de perder todos tus datos es prácticamente cero. Necesitarías que fallaran 3 sistemas diferentes simultáneamente en ubicaciones diferentes. Eso no pasa.

Errores Habituales Con Backups

Backup Manual "Cuando Me Acuerdo"

He visto empresas donde alguien hace una copia manual "cada mes más o menos". La última copia: hace 4 meses. Eso no es un backup, es una lotería. Si pasa algo entre medias, pierdes meses de trabajo.

Backup y Original En Mismo Lugar

Un disco externo conectado permanentemente, o una carpeta de backup en el mismo servidor. Un incendio, una inundación, un robo: pierdes ambos. El ransomware: los cifra a ambos. El backup debe estar físicamente separado del original.

No Probar Nunca Restauración

Algunos negocios llevan años haciendo backup automático y nunca han probado a restaurar. Cuando necesitan recuperar archivos, descubren que el backup está corrupto desde hace meses. TIENES que probar la restauración, es crítico.

Confiar En Proveedor Sin Verificar

"Mi proveedor informático se encarga del backup". Bien. ¿Cuándo probaste a restaurar por última vez? ¿Recibes una confirmación cada día de que el backup completó correctamente? Si no lo verificas tú mismo, estás confiando ciegamente.

Cuánto Cuestan Datos Perdidos

Backups automatizados profesionales: 150-300 euros/año

• Backup nube cifrado: 10-20 euros/mes según volumen
• Software backup profesional: 5-10 euros/mes
• Configuración inicial: 200 euros una vez
• Verificación trimestral: incluida automatización

Perder datos por no tener backup: 5.000-50.000 euros

• Empresa recuperación datos: 2.000-5.000 euros (éxito no garantizado)
• Tiempo recuperando información manualmente: 40-200 horas
• Clientes perdidos por desconfianza: valor incalculable
• Expedientes/proyectos perdidos: imposible cuantificar
• Multas RGPD si pierdes datos de clientes: hasta 20.000 euros

Despacho Vigo: 8.000 euros daños + pérdida 6 años trabajo. Backups correctos habrían costado 250 euros/año.

Qué Hacer Ahora

Si no tienes backups automatizados, o los tienes pero nunca has probado a restaurar, o no sabes con certeza si funcionan correctamente, actúa inmediatamente. Cada día sin un backup adecuado es un día en el que puedes perderlo todo.

El proceso:

1. Auditoría backup actual: qué tienes, cómo funciona, cuándo último éxito
2. Prueba restauración archivos críticos: verificar que backup es real
3. Configuración backups automatizados regla 3-2-1
4. Verificación automática diaria con alertas si falla
5. Calendario pruebas restauración trimestrales
6. Documentación clara proceso recuperación desastres

Los backups son solo una parte de la seguridad completa. Si nunca has hecho una auditoría de seguridad completa de tu PYME en Galicia, probablemente tienes otras vulnerabilidades críticas además de los backups que aún no conoces.

El mes pasado recibí un mensaje del despacho de abogados de Vigo que mencionaba antes. Han pasado ya ocho meses desde que configuramos sus backups correctamente. Me contaron que hace dos semanas un disco duro de un portátil murió de repente. En treinta minutos tenían todos los archivos restaurados en un equipo nuevo. El socio me dijo que antes de conocernos eso habría sido una catástrofe de días. Ahora fue una molestia menor de media hora.