CRM Automatizado para Equipos de Ventas en Galicia

Una distribuidora en Santiago tenía 3 comerciales y 40-50 leads nuevos cada mes. El problema es que los leads entraban por email y se asignaban manualmente cada mañana. Algunos leads esperaban 2-3 días para recibir una respuesta porque el comercial estaba de vacaciones o en reuniones. Otros leads se asignaban al comercial equivocado según la zona. Perdían el 30% de las oportunidades por una mala gestión. Automatizamos el CRM: asignación instantánea al comercial correcto, seguimiento automático, alertas si un lead lleva más de 24 horas sin respuesta. En 2 meses cerraron 12 ventas que antes se habrían perdido.

El Problema Con CRM Manual

Muchas PYMES tienen un CRM instalado pero lo usan manualmente. Alguien del equipo revisa los leads nuevos cada mañana y los asigna a mano. El seguimiento depende de que cada comercial se acuerde de llamar. Las tareas se crean manualmente. El resultado es que los leads calientes se enfrían mientras esperan una respuesta.

El CRM debería trabajar para ti, no al revés. Si dedicas 2 horas al día a gestionar el CRM manualmente, estás perdiendo 2 horas de vender.

Caso Real: Distribuidora en Santiago

Esta empresa distribuía material de construcción a profesionales en Galicia. Tenían 3 comerciales, cada uno especializado en una zona geográfica (norte, sur, área metropolitana). Recibían 40-50 consultas mensuales por el formulario web, el email, y el teléfono.

El proceso era que la administrativa anotaba todos los leads en un Excel. Cada mañana a las 9 de la mañana revisaba el Excel y asignaba los leads a cada comercial según la zona. Si un comercial estaba de vacaciones o enfermo, sus leads esperaban hasta que volviera.

Qué Fallaba

• Leads que entraban viernes tarde esperaban hasta lunes para asignarse
• Si un comercial estaba ocupado, sus leads se acumulaban sin atender
• No había seguimiento automático: cada comercial decidía cuándo llamar
• Perdían track de qué leads habían contactado y cuáles no
• Algunos leads se asignaban a zona incorrecta (Vigo a comercial de A Coruña)

El resultado es que convertían solo el 15% de los leads en ventas. El resto se perdían por una respuesta lenta o un seguimiento inexistente.

Qué Automatizamos

Implementamos un CRM automatizado (usaron HubSpot) con estas reglas:

• Asignación automática por zona: Lead de Vigo asignado al comercial sur automáticamente
• Respuesta inmediata: Email automático a lead "Su consulta asignada a [nombre comercial]"
• Tareas automáticas: CRM crea tarea "Llamar a [nombre lead]" para comercial asignado
• Alertas 24h: Si lead lleva más de 24h sin contacto, alerta al responsable
• Redistribución automática: Si comercial de vacaciones, leads van a suplente
• Seguimiento programado: Si lead no responde, recordatorio automático a comercial en 3 días

Resultados 2 Meses

• La conversión de leads subió de un 15% a un 23% (aumento del 53%)
• El tiempo de respuesta bajó de 18 horas promedio a 2 horas
• 12 ventas cerradas que antes se habrían perdido (facturación de 28.400 euros)
• La administrativa dedica 0 horas a asignar leads (antes 10 horas a la semana)
• Los comerciales reciben tareas automáticas en su móvil, no olvidan los seguimientos

Qué Debe Hacer CRM Automatizado Bien Configurado

Asignación Inteligente de Leads

No todos los leads son iguales ni todos los comerciales manejan las mismas zonas o productos. El CRM debe asignar automáticamente según criterios que definas: ubicación geográfica, tamaño empresa, tipo producto, valor estimado. Sin intervención manual.

Seguimiento Que No Depende de Memoria Humana

Los comerciales tienen reuniones, visitas, llamadas. Es imposible que recuerden hacer seguimiento de 30 leads en momentos diferentes. El CRM crea tareas automáticas, envía recordatorios, escala al responsable si algo se queda sin atender más de X días.

Puntuación Automática de Leads

No todos los leads tienen la misma probabilidad de comprar. El CRM automatizado asigna puntos según comportamiento: visitó pricing tres veces (+10 puntos), descargó catálogo (+15 puntos), abrió email cotización (+20 puntos). Leads con más puntos reciben atención prioritaria automáticamente.

Errores Habituales CRM Automatizado

Automatizar Proceso Ineficiente

Si tu proceso manual es malo, automatizarlo solo hace que sea malo más rápido. Antes de automatizar necesitas definir el proceso correcto: cómo se asignan los leads, cuándo se hace el seguimiento, qué acciones desencadenan alertas. Luego automatizas ese proceso optimizado.

Demasiadas Reglas Complejas

Algunos negocios crean 50 reglas diferentes de automatización que se contradicen entre sí. Resultado: el CRM hace cosas raras que nadie entiende. Empieza simple: 3-5 automatizaciones clave. Cuando funcionen bien, añade más.

No Formar al Equipo

Automatizas el CRM pero el equipo comercial no sabe usarlo o no confía en él. Siguen usando su Excel paralelo "por si acaso". Necesitas formación clara y seguimiento primeras semanas para que adopten el sistema.

Por Qué No Hacerlo Tú Mismo

Puedes contratar HubSpot, Pipedrive, o cualquier CRM con automatización. El problema no es la herramienta, es configurarla correctamente para tu proceso específico de ventas.

La distribuidora de Santiago había intentado usar HubSpot por su cuenta. Contrataron la licencia, importaron contactos, y lo dejaron ahí. No configuraron automatizaciones, no definieron proceso, no formaron al equipo. El CRM estaba vacío después de 2 meses porque nadie lo usaba.

Con configuración correcta y automatizaciones específicas para su negocio, el mismo HubSpot generó 12 ventas adicionales en 2 meses.

Si además necesitas que tu CRM se conecte con WhatsApp (para recordatorios automáticos de citas, confirmaciones o seguimiento de clientes por el canal que realmente usan), lee cómo una veterinaria de Pontevedra redujo un 40% los no-shows con CRM integrado en WhatsApp.

Qué Hacer Ahora

Si tienes CRM instalado pero requiere trabajo manual diario, o si los leads se pierden porque no hay seguimiento sistemático, necesitas automatización inteligente.

El proceso:

1. Analizamos tu proceso actual de gestión de leads
2. Identificamos dónde se pierden oportunidades
3. Diseñamos automatizaciones específicas para tu negocio
4. Configuramos e integramos con tus sistemas actuales
5. Formamos a tu equipo para adopción real

A partir de ahí, los leads se asignan automáticamente, el seguimiento pasa sin que nadie tenga que recordarlo, y tu equipo comercial dedica tiempo a vender en lugar de gestionar el CRM.

La distribuidora de Santiago que mencionaba al principio lleva ya cuatro meses con el CRM automatizado. Me escribió hace poco para contarme que han cerrado 12 ventas adicionales que antes se habrían perdido en el caos de los emails. Y su administrativa, que antes dedicaba media jornada a gestionar el CRM manualmente, ahora tiene tiempo para tareas que realmente aportan valor.